File "bai-muoi-mot-.htm"
Full path: E:/sites/Single15/tinmung2007/webroot/GIADINHTANHIEN/CAC MIEN/ThuDuc/KyNangPhucVuGDTH/bai-muoi-mot-.htm
File size: 9.23 KiB (9452 bytes)
MIME-type:
Charset: utf-8
<html>
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<title>Kỹ-Năng-Phục-Vụ</title>
<!--mstheme--><link rel="stylesheet" type="text/css" href="../../../../_themes/blank/blan1011-109.css"><meta name="Microsoft Theme" content="blank 1011">
</head>
<body>
<table border="0" width="550" style="border-width:0px; text-decoration: none; font-family: Arial; font-size: 10pt" cellspacing="20" bgcolor="#FFFFCC">
<tr>
<td bgcolor="#FFFFF0" style="border-style: none; border-width: medium">
<p class="MsoNormal" align="center" style="text-align: center; text-autospace: none">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 15.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: red">
BÀI 11</span></b></p>
<p class="MsoNormal" align="center" style="text-align: center; text-autospace: none">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 15.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: red">
CHUẨN BỊ CUỘC HỌP</span></b></p>
<p class="MsoNormal" style="text-autospace: none">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Mọi cấp quản lý đều mong muốn cuộc họp diễn ra tốt đẹp và đạt kết quả
mong đợi.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Bạn nên biết rằng họp rất tốn kém thời gian, công sức và tiền bạc. Hãy
cân nhắc những chi phí dành cho cuộc họp và những lợi ích có thể có sau
những cuộc họp đó. Những lợi ích đó có xứng đáng với những chi phi bỏ ra
hay không? Có cách nào khác để đạt đến các kết quả đó mà không cần phải
họp không?</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Nếu bạn vẫn quyết định cần phải họp thì phải ghi nhớ các chi phí liên
quan đến cuộc họp và sử dụng các chi tiết đó để lên kế hoạch họp sao cho
đạt hiệu quả mong muốn: chỉ mời đúng những người cần thiết và tiến hành
cuộc họp theo đúng kế hoạch.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Xác định mục tiêu cụ thể của cuộc họp căn cứ vào kết quả bạn muốn đạt
được sau cuộc họp:</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Chuẩn bị nội dung, chương trình cuộc họp. Xác định những điểm cần thảo
luận và ấn định thời gian cụ thể. Đưa vấn đề ưu tiên một ra thảo luận
trước. Vấn đề nào dễ tạo ra sự đồng thuận nhất, vui vẻ nhất, nên để sau
cùng để tạo không khí phấn khởi: “Bây giờ còn việc địa điểm nghỉ mát
cuối năm…Bạn nào thích đi Đà Lạt thì giơ tay lên!”</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Lập kế hoạch họp chi tiết. Mỗi hạng mục trong chương trình họp cần có
chi tiết cụ thể liên quan đến thời lượng, hoạt động, tên người trình
bày. Tránh việc cập rập, “cháy” chương trình vào giờ chót. Thông báo cho
những người phụ trách trình bày vấn đề những gì bạn mong đợi ở họ.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Phân phát nội dung chương trình họp trước. Ít nhất là ba ngày. Kèm theo
các tài liệu những người tham gia cần đến để chuẩn bị cho cuộc họp.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Xác định các thành viên tham gia cuộc họp. Tùy theo mục đích, yêu cầu và
chi phí. Nếu có nhiều hạng mục cần thảo luận và chỉ có một hạng liên
quan đến tất cả các thành viên thì ưu tiên số một cho hạng mục đó. Sau
khi giải quyết xong vấn đề, yêu cầu những người không có liên quan
(trong những hạng mục kế tiếp) rời khỏi phòng họp.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Khi lên kế hoạch họp, cần phải xác định rõ vai trò của từng người trong
cuộc họp:</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Người chủ trì: Buổi họp trình bày mục đích và yêu cầu, giới thiệu nội
dung chương trình, giữ cho cuộc họp đi đúng hướng, và bế mạc chương
trình.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Người điều phối chương trình: hướng dẫn các thành viên về mọi hoạt động
trong buổi họp.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Người quản lý thời gian: theo dõi cuộc họp và nhắc nhở những người trình
bày khi thời gian ấn định cho việc trình bày sắp hết.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Thư ký cuộc họp: chịu trách nhiệm ghi âm hay ghi chép lại nội dung cuộc
họp: những đề mục thảo luận chính, những giải pháp đưa ra, những nhiệm
vụ được giao, ai đảm nhận việc gì…v…v…</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: green">
Sau đây là ba gợi ý:</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Hãy dẹp bỏ thói quen hay hội họp: Nếu bạn tổ chức cuộc họp chỉ vì “cơ
quan có thói quen cần phải họp giao ban vào mỗi buổi sáng thứ hai” thì
nên ném thói quen này vào thùng rác. Đó chỉ là một cái cớ, không phải
mục đích của cuộc họp. Nếu đã không có mục đích thì đừng họp!</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Nếu bạn giao cho người khác việc tổ chức cuộc họp, hãy hướng dẫn đầy đủ
cho họ: việc tổ chức sẽ diễn ra ở đâu, bao nhiêu người tham gia, nội
dung và mục đích cuộc họp, chi phí, thiết bị, tài liệu…v…v… Thậm chí
ngay cả không khí cuộc họp như thế nào bạn cũng phải hướng dẫn tỉ mỉ, cụ
thể (âm thanh, ánh sáng, cách trang trí, thức uống…)</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Nên giao việc tổ chức họp luân phiên cho các nhân viên: Nếu có thể, nên
giao cho cấp dưới của bạn, lần lượt từng người thay phiên nhau tổ chức
cuộc họp. Đó là cách đào tạo họ rất có hiệu quả để phát triển năng lực
và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.</span></p>
</td>
</tr>
</table>
</body>
</html>