File "bai-muoi-hai-dieu-hanh-cuoc-hop.htm"
Full path: E:/sites/Single15/tinmung2007/webroot/GIADINHTANHIEN/CAC MIEN/ThuDuc/KyNangPhucVuGDTH/bai-muoi-hai-dieu-hanh-cuoc-hop.htm
File size: 11.69 KiB (11967 bytes)
MIME-type:
Charset: utf-8
<html>
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<title>Kỹ-Năng-Phục-Vụ</title>
<!--mstheme--><link rel="stylesheet" type="text/css" href="../../../../_themes/blank/blan1011-109.css"><meta name="Microsoft Theme" content="blank 1011">
</head>
<body>
<table border="0" width="550" style="border-width:0px; text-decoration: none; font-family: Arial; font-size: 10pt" cellspacing="20" bgcolor="#FFFFCC">
<tr>
<td bgcolor="#FFFFF0" style="border-style: none; border-width: medium">
<p class="MsoNormal" align="center" style="text-align: center; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 14.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: red">
BÀI 12</span></b></p>
<p class="MsoNormal" align="center" style="text-align: center; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 14.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: red">
ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP MỘT CÁCH HIỆU QUẢ</span></b></p>
<p class="MsoNormal" align="center" style="text-align: center; text-indent: 22.7pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
</span></b></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Tiến hành cuộc họp theo đúng kế hoạch, mục tiêu và yêu cầu đã vạch ra:
đó chính là họp có hiệu quả.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Bắt đầu đúng giờ, thậm chí khi chỉ có vài thành viên có mặt. Điều này
cho thấy cuộc họp rất quan trọng.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Một cuộc họp được điều hành có hiệu quả khi mọi thành viên có cơ hội
phát biểu ý kiến của họ, tập trung vào chủ đề chính, thảo luận trong
tinh thần tôn trọng lẫn nhau, và đạt được mục tiêu của cuộc họp.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
* Cảnh giác với những tín hiệu từ ngôn ngữ cơ thể của các thành viên:
Nét mặt đột nhiên cau lại, ánh mắt đăm chiêu, hai tay khoanh lại trước
ngực… Hãy chú ý ngay đến họ và có thể yêu cầu họ giải thích ý nghĩa của
những tín hiệu đó: “Anh Tuấn sao có vẻ suy tư thế ? Anh không đồng ý với
quan điểm của anh Thành à”.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
* Luôn có thái độ khách quan. Không nên để những ý kiến cá nhân của mình
tác động đến những ý kiến đóng góp khác.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
* Khuyến khích tất cả mọi người tham gia. Kiềm chế những người có khuynh
hướng làm bá chủ cuộc họp, phát biểu liên tục. Khuyến khích những người
rụt rè, không chịu phát biểu gì cả. Khuyến khích sự trao đổi thẳng thắn.
Khen ngợi những người mạnh dạn đóng góp ý kiến.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
* Trình bày lại một số điểm khó hiểu. Nhiều thành viên thiếu khả năng
diễn đạt mạch lạc, rõ ràng, bạn nên khéo léo ngắt lời họ để trình bày
lại cho rõ hơn, tóm tắt ý của họ, và sau đó hỏi lại: “Có phải ý anh muốn
nói vậy không ?”.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
* Nắm bắt những điểm chính. Đừng để lạc mất những điểm chính. Bạn có thể
cần phải quay lại quan điểm đó và trình bày lại. Nếu cần, phải tìm cách
khơi gợi sự thảo luận sâu hơn nữa. Yêu cầu thư ký cuộc họp ghi lại những
đóng góp quan trọng và sau đó thông báo cho toàn công ty biết về các
đóng góp đó.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
* Làm trung gian hòa giải những ý kiến bất đồng. Tránh không cho cuộc
họp rơi vào những cuộc cãi vả tay đôi. Khi sự xung đột quan điểm bắt đầu
nảy sinh, hãy hướng sự chú ý của mọi người vào việc tìm ra hướng giải
quyết vấn đề. Giúp họ tập trung vào mục tiêu chính cảu cuộc họp và lợi
ích chung của toàn công ty.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 25.65pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Cuối cuộc họp cần đặt ra ba câu hỏi ngắn gọn.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: -36.0pt; text-autospace: none; margin-left: 90.0pt; margin-right: 0cm; margin-top: 6.0pt; margin-bottom: 6.0pt">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: Symbol">·<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; font-size: 7.0pt; font-family: Times New Roman">
</span></span>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Chúng ta đã thảo luận những điểm gì ? Chính bạn lặp lại trước và yêu cầu
cacsd thành viên lần lượt từng người lặp lại.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: -36.0pt; text-autospace: none; margin-left: 90.0pt; margin-right: 0cm; margin-top: 6.0pt; margin-bottom: 6.0pt">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: Symbol">·<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; font-size: 7.0pt; font-family: Times New Roman">
</span></span>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Công việc gì cần phải làm ? Xem lại từng việc, ai chịu trách nhiệm, tiến
độ, thời gian, phương pháp báo cáo kết quả.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: -36.0pt; text-autospace: none; margin-left: 90.0pt; margin-right: 0cm; margin-top: 6.0pt; margin-bottom: 6.0pt">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: Symbol">·<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; font-size: 7.0pt; font-family: Times New Roman">
</span></span>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Chúng ta đã đạt được điều gì ? Lặp lại mục tiêu của cuộc họp và cám ơn
mọi người tham gia.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<u>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: green">
Sau đây là ba gợi ý cho phần này:</span></u></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: blue">
- Luôn luôn bộc lộ mộ cung cách ứng xử mẫu mực:</span></b></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 22.8pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Bạn kỳ vọng người khác ứng xử như thế nào thì người khác cũng kỳ vọng
bạn ứng xử như vậy. Nếu bạn yêu cầu họ đi đúng giờ, bản thân bạn cũng
phải đi đúng giờ. Nếu bạn muốn họ tôn trọng mình, hãy có thái độ tôn
trọng họ.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: blue">
- Có thái độ nghiêm túc với những người bỏ họp:</span></b></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 19.95pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Khi một thành viên không đi họp hỏi: “Họp bàn việc gì thế?” thì đừng tạo
cơ hội cho họ tiếp tục bỏ họp bằng cách thông báo đầy đủ nội dung cuộc
họp cho họ. Đề nghị họ hỏi các đồng nghiệp có tham dự cuộc họp. Cho họ
thấy bản thân họ cũng phải có trách nhiệm tham gia cuộc họp.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<b>
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif; color: blue">
- Sử dụng các quy tắc cơ bản:</span></b></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 19.95pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
Yêu cầu chính các thành viên đặt ra các quy định căn bản cho cuộc họp:
“Đi họp đúng giờ” “Phải chuẩn bị trước khi họp” “Bám sát chương trình và
nội dung họp” “Không cắt lời người khác đang phát biểu”. Yêu cầu các
thành viên mổ xẻ, phân tích từng quy định một, và nếu mọi người đã nhất
trí, yêu cầu họ phải tuân thủ các quy định đó. Sau đó in các quy định đó
ra bằng chữ lớn dán trong phòng họp.</span></p>
<p class="MsoNormal" style="text-align: justify; text-indent: 19.95pt; text-autospace: none; margin: 6.0pt 0cm">
<span lang="EN" style="font-size: 13.0pt; font-family: 'Times New Roman',serif">
“Các cấp quản lý thường tiềm năng của các cuộc họp. Họp chính là một
trong những cơ hội giúp bạn trở nên hiệu quả hơn trong khi thực hiện
công việc”</span></p>
</td>
</tr>
</table>
</body>
</html>