BÀI 8

CHỈNH SỬA VÀ KHEN NGỢI

“Một điệp khúc thường xuyên được lặp lại

TRONG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO QUẢN LÝ LÀ:

Nếu khen thì khen công khai

Nếu cần uốn nắn thì chỉ nên giữa hai người”.

Một nhà quản lý giỏi thường đưa ra ý kiến phản hồi mang tính xây dựng hay chỉnh sửa – uốn nắn lại (những việc làm chưa đúng) cho nhân viên của mình.

Đôi khi thật khó có thể chỉnh sửa một hành vi không đúng, hoặc không thể chấp nhận được. Nhưng luôn luôn phải uốn nắn một hành vi phạm lỗi. Hãy so sánh những điều thuận lợi từ việc uốn nắn hành vi sai trái và hiệu quả của những việc không làm gì cả.

Lưu ý: Khi đưa ra những ý kiến phản hồi nhằm uốn nắng lại một hành vi hãy tập trung vào hành vi chứ không phải bản thân người phạm lỗi. Tập trung vào chính hành động chứ không phải thái độ. Hãy ghi những hành động không thể chấp nhận được và những  hậu quả tiêu cực của nó.

Khi bạn đưa phản hồi mang tính uốn nắn. Hãy làm ngay:

* Đừng chờ đến lúc đánh giá năng lực vào cuối năm.

* Phản hồi ở một nơi riêng biệt. Đừng bao giờ uốn nắn nhân viên trước mặt người khác.

* Trực tiếp nói chuyện với nhân viên. Đừng viết thư hay nhờ người khác.

* Uốn nắn việc nào ra việc đó. Trong một lần nói chuyện.

Sau đây là một số hướng dẫn:

1. Hãy bắt đầu bằng một câu nhận xét tích cực để thể hiện thiện chí của bạn.

2. Xác nhận hành vi cần uốn nắn. Chỉ ra hiệu quả của hành vi này.

3. Khi cần thiết, hãy hỏi những câu hỏi mở để nhân viên giải thích và hãy lắng nghe họ.

Theo anh chị thì tình hình hiện nay xuất phát từ nguyên nhân nào ? Tại sao nó lại xảy ra ?

- Làm thế nào để giải quyết nhanh chóng vấn đề này ?

- Chúng ta nên nhờ cậy ai ?

- Theo anh chị thì có biện pháp nào tốt hơn.

- Ý kiến của anh chị về vấn đề này như thế nào ?

4. Chỉ cho nhân viên biết họ cần phải làm gì ? để tránh những hành vi sai phạm. Chỉ ra mặt tích cực nếu họ cải thiện và ấn định thời gian để uốn nắn lại hành vi.

5. Hãy đặt câu hỏi để thăm dò hành vi của nhân viên:

“Bạn cảm thấy thế nào về việc này”

6. Cho nhân viên biết là bạn thông cảm và sẵn sàng hợp tác với họ trong việc cải thiện hành vi sai phạm.

- Nếu nhân viên có phản ứng tiêu cực với ý kiến mang tính uốn nắn của bạn:

a. Hãy tập trung tinh thần và có thái độ kiên quyết.

b. Đừng để cho phản ứng của họ kiến bạn đi lạc hướng.

c. Lặp lại những điểm chính trong cuộc thảo luận để nhấn mạnh.

Sau một thời gian thấy nhân viên có những cải thiện trong công tác. Sau đó, hãy khen ngợi và động viên họ tiếp tục như thế.

Đối với tất cả nhân viên, hãy tìm kiếm cơ hội để khen ngợi. Nếu họ làm việc tốt hãy khen ngay. Khen cụ thể và chân thành.

Việc khen ngợi làm nhân viên phấn khởi, tạo động lực cho họ làm việc tốt, xây dựng lòng tin và sự công minh của lãnh đạo.

Khi đưa ra ý kiến phản hồi việc chọn từ ngữ phù hợp rất quan trọng. Sau đây là 3 gợi ý:

+ Không bắt đầu bằng cách nêu tên nhân viên:

Ví dụ: “Anh Tuấn này… tôi muốn……” -> cách nói như vậy làm chính họ là mục tiêu của sự phê bình.

Nên khởi đầu bằng cách nói: “gần đây tôi hơi lo lắng về…” hay “Tôi nhận thấy rằng gần đây….”

+ Đừng nói rằng một sai phạm nào đó là không thể chấp nhận được hay không phù hợp. Hãy dùng cụm từ bối cảnh khách quan: “Theo quy định của G?TH?C việc này được xem là không phù hợp.”

+ Đừng nói “Không bao giờ” hay “luôn luôn” những lời nói như thế mang tính phủ định.

Nên dùng những từ nhẹ nhàng hơn như “Thông thường” “thường xuyên” “ít khi” “hiếm khi”.