|
BÀI 6 HƯỚNG DẪN HIỆU QUẢ
Khi bạn lên kế hoạch hướng dẫn hay thông tin hãy tưởng tượng rằng co một nhân viên sẽ hỏi: “Thế thì sao ?” Bạn dự định sẽ trả lời thế nào ? Muốn nhân viên làm việc tốt đạt kết quả như mong muốn. Bạn phải biết cách hướng dẫn họ một cách cụ thể: 1. Kế hoạch 5W. Xác định cái gì, khi nào, ở đâu, làm thế nào và tại sao làm như thế ? Đây là một quy trình công việc. * Cái gì = What: Xác định rõ thứ tự ưu tiên của một công việc (Tiêu chuẩn – Kết quả). * Ai = Who: Ai sẽ làm công việc này tốt nhất, ai sẽ là người hỗ trợ và trả lời những câu hỏi từ nhân viên phụ trách. * Khi nào = When: Xác định thời gian hoàn thành công việc và báo cáo tiến độ công việc. * Ở đâu = Where: Cho nhân viên biết địa điểm và các tài liệu liên quan nằm ở đâu. * Tại sao = Why: Giải thích tại sao nhiệm vụ này quan trọng. * Làm thế nào = How: Mô tả làm thế nào để thực hiện công việc từng bước 1. Tùy theo trình độ nhân viên bạn sẽ gia giảm mức độ hướng dẫn chi tiết.
2. Giao tiếp: - Chọn thời gian thích hợp khi nhân viên tập trung vào buổi giao tiếp. - Chia sẽ một ví dụ mà bạn muốn đạt được. - Ngưng một thời gian (lát) để xem nhân viên có đặt câu hỏi? Lưu ý: Khi bạn giải thích, hãy hỏi: Anh có câu hỏi gì không ? Đừng nghĩ rằng họ im lặng là họ đã hiểu ý mình. * Đừng hỏi “Anh có hiểu không ?”. Mà hãy hỏi: Tôi muốn chắc rằng tôi trình bày đã rõ ràng. Anh vui lòng nhắc lại những gì tôi và anh đã thỏa thuận không ? Nói nhẹ nhàng. * Sắp xếp cuộc họp hãy nói: “Chúng ta hãy họp cùng thời gian này vào tuần sau để anh có thể cập nhật cho tôi biết anh đã làm đến đâu”. Thay vì nói: “Hãy gặp tôi vào tuần sau để tôi kiểm tra xem anh làm tới đâu rồi.”
3. Theo dõi: Sau khi nhân viên đã làm xong công việc. Hãy cho họ biết ý kiến phản hồi của bạn và đánh giá lại những hướng dẫn của mình. Bạn có thể cải thiện việc giao tiếp của mình. Sau đây là 3 lời khuyên giúp bạn đưa ra những hướng dẫn cho nhân viên: 1. Cung cấp những chi tiết phù hợp: - Nhân viên có bao giờ làm công việc này chưa ? - Nhân viên biết được những gì ? - Bạn có thời gian trả lời những câu hỏi của nhân viên 2. Đừng bao giờ hỏi: “Bạn có thắc mắc gì không ?”. Họ sẽ trả lời “Không”. Hãy gợi ý: Ai có ý kiến hay câu hỏi xin cứ việc hỏi thoải mái. Hay “Chắc chắn là tôi nói hơi nhanh quá, có điểm nào bạn nghe chưa rõ không ? Khi người ta muốn bạn nhận câu hỏi, họ sẽ dễ dàng đặt câu hỏi cho bạn”. 3. Kiểm tra: Hãy đặt những câu hỏi cho họ, lên lịch để kiểm tra tiến độ công việc. |