BÀI 11

CHUẨN BỊ CUỘC HỌP

Mọi cấp quản lý đều mong muốn cuộc họp diễn ra tốt đẹp và đạt kết quả mong đợi.

Bạn nên biết rằng họp rất tốn kém thời gian, công sức và tiền bạc. Hãy cân nhắc những chi phí dành cho cuộc họp và những lợi ích có thể có sau những cuộc họp đó. Những lợi ích đó có xứng đáng với những chi phi bỏ ra hay không? Có cách nào khác để đạt đến các kết quả đó mà không cần phải họp không?

Nếu bạn vẫn quyết định cần phải họp thì phải ghi nhớ các chi phí liên quan đến cuộc họp và sử dụng các chi tiết đó để lên kế hoạch họp sao cho đạt hiệu quả mong muốn: chỉ mời đúng những người cần thiết và tiến hành cuộc họp theo đúng kế hoạch.

Xác định mục tiêu cụ thể của cuộc họp căn cứ vào kết quả bạn muốn đạt được sau cuộc họp:

Chuẩn bị nội dung, chương trình cuộc họp. Xác định những điểm cần thảo luận và ấn định thời gian cụ thể. Đưa vấn đề ưu tiên một ra thảo luận trước. Vấn đề nào dễ tạo ra sự đồng thuận nhất, vui vẻ nhất, nên để sau cùng để tạo không khí phấn khởi: “Bây giờ còn việc địa điểm nghỉ mát cuối năm…Bạn nào thích đi Đà Lạt thì giơ tay lên!”

Lập kế hoạch họp chi tiết. Mỗi hạng mục trong chương trình họp cần có chi tiết cụ thể liên quan đến thời lượng, hoạt động, tên người trình bày. Tránh việc cập rập, “cháy” chương trình vào giờ chót. Thông báo cho những người phụ trách trình bày vấn đề những gì bạn mong đợi ở họ.

Phân phát nội dung chương trình họp trước. Ít nhất là ba ngày. Kèm theo các tài liệu những người tham gia cần đến để chuẩn bị cho cuộc họp.

Xác định các thành viên tham gia cuộc họp. Tùy theo mục đích, yêu cầu và chi phí. Nếu có nhiều hạng mục cần thảo luận và chỉ có một hạng liên quan đến tất cả các thành viên thì ưu tiên số một cho hạng mục đó. Sau khi giải quyết xong vấn đề, yêu cầu những người không có liên quan (trong những hạng mục kế tiếp) rời khỏi phòng họp.

Khi lên kế hoạch họp, cần phải xác định rõ vai trò của từng người trong cuộc họp:

Người chủ trì: Buổi họp trình bày mục đích và yêu cầu, giới thiệu nội dung chương trình, giữ cho cuộc họp đi đúng hướng, và bế mạc chương trình.

Người điều phối chương trình: hướng dẫn các thành viên về mọi hoạt động trong buổi họp.

Người quản lý thời gian: theo dõi cuộc họp và nhắc nhở những người trình bày khi thời gian ấn định cho việc trình bày sắp hết.

Thư ký cuộc họp: chịu trách nhiệm ghi âm hay ghi chép lại nội dung cuộc họp: những đề mục thảo luận chính, những giải pháp đưa ra, những nhiệm vụ được giao, ai đảm nhận việc gì…v…v…

Sau đây là ba gợi ý:

Hãy dẹp bỏ thói quen hay hội họp: Nếu bạn tổ chức cuộc họp chỉ vì “cơ quan có thói quen cần phải họp giao ban vào mỗi buổi sáng thứ hai” thì nên ném thói quen này vào thùng rác. Đó chỉ là một cái cớ, không phải mục đích của cuộc họp. Nếu đã không có mục đích thì đừng họp!

Nếu bạn giao cho người khác việc tổ chức cuộc họp, hãy hướng dẫn đầy đủ cho họ: việc tổ chức sẽ diễn ra ở đâu, bao nhiêu người tham gia, nội dung và mục đích cuộc họp, chi phí, thiết bị, tài liệu…v…v… Thậm chí ngay cả không khí cuộc họp như thế nào bạn cũng phải hướng dẫn tỉ mỉ, cụ thể (âm thanh, ánh sáng, cách trang trí, thức uống…)

Nên giao việc tổ chức họp luân phiên cho các nhân viên: Nếu có thể, nên giao cho cấp dưới của bạn, lần lượt từng người thay phiên nhau tổ chức cuộc họp. Đó là cách đào tạo họ rất có hiệu quả để phát triển năng lực và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.