BÀI 12

ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

Tiến hành cuộc họp theo đúng kế hoạch, mục tiêu và yêu cầu đã vạch ra: đó chính là họp có hiệu quả.

Bắt đầu đúng giờ, thậm chí khi chỉ có vài thành viên có mặt. Điều này cho thấy cuộc họp rất quan trọng.

Một cuộc họp được điều hành có hiệu quả khi mọi thành viên có cơ hội phát biểu ý kiến của họ, tập trung vào chủ đề chính, thảo luận trong tinh thần tôn trọng lẫn nhau, và đạt được mục tiêu của cuộc họp.

* Cảnh giác với những tín hiệu từ ngôn ngữ cơ thể của các thành viên: Nét mặt đột nhiên cau lại, ánh mắt đăm chiêu, hai tay khoanh lại trước ngực… Hãy chú ý ngay đến họ và có thể yêu cầu họ giải thích ý nghĩa của những tín hiệu đó: “Anh Tuấn sao có vẻ suy tư thế ? Anh không đồng ý với quan điểm của anh Thành à”.

* Luôn có thái độ khách quan. Không nên để những ý kiến cá nhân của mình tác động đến những ý kiến đóng góp khác.

* Khuyến khích tất cả mọi người tham gia. Kiềm chế những người có khuynh hướng làm bá chủ cuộc họp, phát biểu liên tục. Khuyến khích những người rụt rè, không chịu phát biểu gì cả. Khuyến khích sự trao đổi thẳng thắn. Khen ngợi những người mạnh dạn đóng góp ý kiến.

* Trình bày lại một số điểm khó hiểu. Nhiều thành viên thiếu khả năng diễn đạt mạch lạc, rõ ràng, bạn nên khéo léo ngắt lời họ để trình bày lại cho rõ hơn, tóm tắt ý của họ, và sau đó hỏi lại: “Có phải ý anh muốn nói vậy không ?”.

* Nắm bắt những điểm chính. Đừng để lạc mất những điểm chính. Bạn có thể cần phải quay lại quan điểm đó và trình bày lại. Nếu cần, phải tìm cách khơi gợi sự thảo luận sâu hơn nữa. Yêu cầu thư ký cuộc họp ghi lại những đóng góp quan trọng và sau đó thông báo cho toàn công ty biết về các đóng góp đó.

* Làm trung gian hòa giải những ý kiến bất đồng. Tránh không cho cuộc họp rơi vào những cuộc cãi vả tay đôi. Khi sự xung đột quan điểm bắt đầu nảy sinh, hãy hướng sự chú ý của mọi người vào việc tìm ra hướng giải quyết vấn đề. Giúp họ tập trung vào mục tiêu chính  cảu cuộc họp và lợi ích chung của toàn công ty.

Cuối cuộc họp cần đặt ra ba câu hỏi ngắn gọn.

·                    Chúng ta đã thảo luận những điểm gì ? Chính bạn lặp lại trước và yêu cầu cacsd thành viên lần lượt từng người lặp lại.

·                    Công việc gì cần phải làm ? Xem lại từng việc, ai chịu trách nhiệm, tiến độ, thời gian, phương pháp báo cáo kết quả.

·                    Chúng ta đã đạt được điều gì ? Lặp lại mục tiêu của cuộc họp và cám ơn mọi người tham gia.

Sau đây là ba gợi ý cho phần này:

- Luôn luôn bộc lộ mộ cung cách ứng xử mẫu mực:

Bạn kỳ vọng người khác ứng xử như thế nào thì người khác cũng kỳ vọng bạn ứng xử như vậy. Nếu bạn yêu cầu họ đi đúng giờ, bản thân bạn cũng phải đi đúng giờ. Nếu bạn muốn họ tôn trọng mình, hãy có thái độ tôn trọng họ.

- Có thái độ nghiêm túc với những người bỏ họp:

Khi một thành viên không đi họp hỏi: “Họp bàn việc gì thế?” thì đừng tạo cơ hội cho họ tiếp tục bỏ họp bằng cách thông báo đầy đủ nội dung cuộc họp cho họ. Đề nghị họ hỏi các đồng nghiệp có tham dự cuộc họp. Cho họ thấy bản thân họ cũng phải có trách nhiệm tham gia cuộc họp.

- Sử dụng các quy tắc cơ bản:

Yêu cầu chính các thành viên đặt ra các quy định căn bản cho cuộc họp: “Đi họp đúng giờ” “Phải chuẩn bị trước khi họp” “Bám sát chương trình và nội dung họp” “Không cắt lời người khác đang phát biểu”. Yêu cầu các thành viên mổ xẻ, phân tích từng quy định một, và nếu mọi người đã nhất trí, yêu cầu họ phải tuân thủ các quy định đó. Sau đó in các quy định đó ra bằng chữ lớn dán trong phòng họp.

“Các cấp quản lý thường tiềm năng của các cuộc họp. Họp chính là một trong những cơ hội giúp bạn trở nên hiệu quả hơn trong khi thực hiện công việc”