BÀI 4

KỸ NĂNG GIAO TIẾP TỐI ƯU

NĂNG LỰC GIAO TIẾP CỦA CẤP QUẢN LÝ

I. GIAO TIẾP CẦN THẬN TRỌNG:

“Khi bạn đang trong cương vị lãnh đạo hay quản lý VD: Chỉ là 1 ca Trưởng – tr??ng x?, bạn chính là khuôn mẫu hành vi cho người khác, các thuộc cấp xem bạn là thần tượng và sẽ tiếp thu ảnh hưởng của bạn”.

Kết luận: Nhóm làm việc thường xuyên cãi cọ, xung đột chỉ vì năng lực giao tiếp quá kém.

Giải pháp: Cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả hơn.

II. KẾT NỐI VỚI MỌI NGƯỜI:

“Năng lực giao tiếp giữa người và người chính là năng lực xây dựng cầu nối. Khi bạn giao tiếp với thuộc cấp – Mục tiêu của bạn là xây dựng được những cầu nối quan hệ tích cực để tạo ra môi trường làm việc hữu ích có lợi cho cả hai bên – đạt mục tiêu làm lợi cho Giáo xứ và cho cá nhân bạn được thành công và được kính trọng”.

Bốn nhân tố sau đây, với tầm quan trọng ngày càng tăng, tạo nên kỹ năng quan hệ với người khác:

1. Kỹ thuật Giao tiếp:

- Sẽ xuất hiện sự phản ứng hay khâm phục.

2. Áp lực thời gian:

- Làm nhiều công việc cùng một lúc (với cùng một thời gian).

- Quên không để ý đến cấp dưới hay người cộng tác với mình.

=> Giao tiếp không thể toàn diện, thiếu chính xác và không hiệu quả.

3. Sự đa dạng: Đủ thành phần xã hội.

(Tuổi tác – Giới tính – Chủng tộc – Văn hóa – Tôn giáo – Ngôn ngữ)

4. Trách nhiệm pháp lý:

Nhà quản lý biết giải quyết ngay từ lúc những vấn đề đó mới bắt đầu phát sinh. Mọi việc được dàn xếp ổn thỏa (Khỏi thưa kiện ra tòa).

Hãy giao tiếp trong tinh thần xây dựng. Những nguyên tắc sau đây là căn bản của lối giao tiếp. Tích cực dẫn đến một nền tảng quan hệ hữu ích. Một tinh thần phấn chấn hơn và một tập thể làm việc hiệu quả hơn.

* Tiếp cận với thái độ lạc quan. Luôn luôn vui vẻ và lịch thiệp. Thái độ trân trọng, biết điều và tự tin.

* Xây dựng một cầu nối thông cảm và hợp tác, tin cậy lẫn nhau.

Lưu ý: Ai làm việc cũng muốn có cảm giác an toàn về mọi phương diện, tâm lý, tình cảm, thể xác. Phong cách giao tiếp chuyển tải được một thông điệp “Bạn an tâm khi làm việc tại Giáo xứ”, tìm được những điểm chung và xây dựng những điểm chung.

* Điều chỉnh phong cách của bạn phù hợp với phong cách mà đối phương ưa thích nhất.

Thêm 3 lời khuyên khi giao tiếp:

·        Đừng “Dán nhãn” cho người khác (Thành kiến).

(Cô này chúa lắm mồm, Anh kia vua keo kiệt…v.v.). Luôn luôn ảnh hưởng đến việc bạn nghĩ phải giao tiếp ra sao. Ví dụ: Bạn nghĩ một người là “chuyên gia gây ra rắc rối” bạn sẽ đề phòng và nghĩ không tốt về người đó. Điều này ảnh hưởng đến phong cách của người đó. => Đôi khi chúng ta phải chấp nhận cá tỉnh của họ trước đã – rồi sau đó điều chỉnh dần dần.

·        Xây dựng niềm tin, tính nhất quán, lời nói đi đôi với việc làm, dẫn đến độ tin cậy cao.

·        Tránh sử dụng phong cách quản lý theo kiểu “Cao bồi Mỹ”

Phong cách ra lệnh và chỉ huy. Không còn phù hợp với phong cách quản lý ngày nay.

Muốn có kết quả tốt nên khuyến khích tinh thần hợp tác thay vì ra lệnh cho cấp dưới.

Tuy nhiên bạn phải đứng ra nhận trách nhiệm và nhân viên sẽ làm theo sự chỉ đạo của bạn.

III. QUẢN LÝ SỰ NHẬN THỨC:

“Tất cả đều quy vào sự nhận thức hãy tìm cách quản lý nó”.

Hệ quy chiếu nhận thức được hình thành các yếu tố sau đây:

·        Thái độ

·        Niềm tin

·        Văn hóa

·        Trình độ học vấn

·        Cảm xúc

·        Kinh nghiệm

·        Giới tính

Giao tiếp hiệu quả 3 lời khuyên sau đây:

·        Chuyển thông điệp đúng lúc (Thất bại khi tâm trạng bực bội, ức chế).

·        Hãy bắt đầu từ quan điểm của đối tượng.

·        Hãy có thái độ tế nhị đối với những điểm dị biệt cá nhân.