THỦ BẢN GIA ĐÌNH TẬN HIẾN ĐỒNG CÔNG

Không để được phục vụ nhưng để phục vụ
(Mt 20, 28)

QUY CHẾ BAN PHỤC VỤ

GIA ĐÌNH TẬN HIẾN ĐỒNG CÔNG

Chương một

MỤC ĐÍCH VÀ THÀNH PHẦN

BAN PHỤC VỤ

1. Ban Phục Vụ là một nhóm anh chị được cộng đoàn Gia Đình Tận Hiến Đồng Công tuyển chọn hoặc Văn Phòng GĐTHĐC chỉ định để cộng tác với Văn Phòng Gia Đình Tận Hiến Đồng Công ; đứng đầu điều hành mọi việc liên quan đến các sinh hoạt của Gia Đình Tận Hiến Đồng Công tại địa phương theo điều lệ Gia Đình Tận Hiến Đồng Công.

2. Thành phần Ban Phục Vụ gồm có : Trưởng Ban, hai Phó Ban, một Thư Ký.

3. Các thành viên Gia Đình Tận Hiến Đồng Công thuộc một Giáo Xứ gọi là Gia Đình Xứ (tên Xứ), đứng đầu là Ban Phục Vụ Xứ (tên Xứ).

4. Từ ba Xứ trở lên hợp thành Gia Đình Miền (tên Miền), đứng đầu là Ban Phục Vụ Miền (tên Miền), do Văn Phòng Gia Đình Tận Hiến Đồng Công quyết định.

5. Việc thành lập Gia Đình Xứ, Gia Đình Miền và việc ấn định ranh giới các Xứ và các Miền thuộc quyền Văn Phòng Gia Đình Tận Hiến Đồng Công sau khi hội ý với các Vị hữu trách Giáo Quyền địa phương.

 6. Ban Phục Vụ Miền và Xứ có thể chọn Đức Mẹ Maria với tước hiệu có lễ kính trong lịch Giáo Phận làm Bổn mạng cho Gia Đình Miền hoặc Xứ.

Chương hai

NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN LỢI

BAN PHỤC VỤ

 A.    NHIỆM VỤ

7. Nhiệm vụ chung Ban Phục Vụ Miền

Duy trì và tăng triển sự hợp nhất bền chặt giữa các Gia Đình Xứ trong cùng Miền với nhau và với Hội Dòng.

Phổ biến đến từng Gia Đình Xứ đường lối và các hướng dẫn của Văn Phòng GĐTHĐC.

Tổ chức và điều hành các buổi sinh hoạt hoặc tĩnh tâm theo điều lệ Gia Đình Tận Hiến Đồng Công cho Miền.

Vì tính cách phức tạp trong việc điều hành sinh hoạt Miền và để duy trì tình đoàn kết chặt chẽ, Ban Phục Vụ Miền rất cần gặp gỡ, trao đổi và thống nhất ý kiến chung trong Ban với nhau ít là mỗi tháng một lần, với Tu sĩ Phụ Trách Miền ít là ba tháng một lần. Khi cần cũng phải trao đổi với Trưởng Ban Phục Vụ các Xứ liên hệ nữa.

Ban Phục Vụ Miền là sợi dây liên kết chặt chẽ các Ban Phục Vụ Xứ với Văn Phòng Phụ Trách GĐTHĐC hay với Tu sĩ Phụ Trách Miền.

8. Nhiệm vụ riêng

1/ Trưởng Ban Phục Vụ Miền

Điều hành tổng quát và chịu trách nhiệm về các sinh hoạt thuộc Miền.

Điều khiển các buổi tĩnh tâm, cầu nguyện và các buổi sinh hoạt chung Miền, nếu cần, có thể cắt đặt các ủy viên giúp đỡ.

Liên lạc với Văn Phòng GĐTHĐC hoặc ít là với Tu sĩ Phụ Trách Miền để trao đổi và nhận các hướng dẫn liên quan đến các sinh hoạt Miền.

Sáu tháng một lần tường trình lên Văn Phòng GĐTHĐC các sinh hoạt và tình trạng thực hành nếp sống tận hiến của anh chị em trong Miền.

9.     2/ Phó I Ban Phục Vụ Miền (Nội vụ)

Cộng tác chặt chẽ với Trưởng Ban trong việc điều hành sinh hoạt Miền.

Thay thế Trưởng Ban khi Trưởng Ban vắng mặt (xem điều 32).

10. 3/ Phó II Ban Phục Vụ Miền (Ngoại vụ)

a. Cộng tác chặt chẽ với Trưởng Ban trong việc liên lạc và giao tế.

b. Giữ quỹ sinh hoạt và sổ sách chi, thu thường xuyên theo quyết định của Ban Phục Vụ.

11. 4/ Thư Ký Miền

a. Thư ký Miền, do Trưởng và hai Phó Ban Phục Vụ Miền tuyển chọn, phải là người trổi vượt về sự hợp nhất, trung thành và thận trọng, không câu nệ, lại có trí phán đoán công minh và có xu hướng riêng về nhiệm vụ.

b.  Soạn thảo nội dung chương trình sinh hoạt toàn Miền.

c. Ghi chép những ý kiến quan trọng và các quyết nghị vào sổ biên bản họp.

d. Trông coi và cập nhật hoá danh sách các anh chị thuộc Gia Đình Tận Hiến Đồng Công trong Miền (ghi rõ tên thánh, họ và tên, năm sinh, nơi ở, ngày gia nhập Gia Đình Tận Hiến Đồng Công và ngày qua đời, những đức tính nổi bật… ).

e. Lập danh sách những anh chị xin gia nhập Gia Đình Tận Hiến Đồng Công do các xứ giới thiệu, xin ý kiến của Tu sĩ Phụ Trách Miền và gửi về Văn Phòng Gia Đình Tận Hiến Đồng Công.

f. Cùng với Trưởng Ban viết và gửi báo cáo về Văn Phòng GĐTHĐC qua Tu sĩ phụ trách Miền.

12.  Nhiệm vụ chung Ban Phục Vụ Xứ

a. Cộng tác đắc lực với Văn Phòng GĐTHĐC, Tu sĩ Phụ Trách và Ban Phục Vụ Miền, củng cố, làm tăng triển sự hiệp nhất sâu xa và mối thân tình giữa các gia đình thành viên trong Gia Đình Xứ ; năng khích lệ anh chị em trung thành sống lý tưởng tận hiến và hăng say thể hiện tôn chỉ của Gia Đình Tận Hiến Đồng Công trong cuộc sống hằng ngày nơi mỗi gia đình thành viên ; Cố gắng hòa giải các mối tranh chấp hay bất hòa nơi các gia đình thành viên.

b. Phổ biến, nhắc nhở anh chị em Gia Đình Xứ thực thi những hướng dẫn của Văn Phòng GĐTHĐC hoặc do Ban Phục Vụ Miền chuyển tới.

c. Tổ chức, điều hành và nếu cần, phân công ủy viên phục vụ các buổi tĩnh tâm, cầu nguyện và các buổi sinh hoạt cho Gia Đình Xứ.

d. Để tạo được tình đoàn kết chặt chẽ nội bộ, Ban Phục Vụ Xứ rất cần gặp gỡ, trao đổi và thống nhất ý kiến chung với nhau, nếu cần cũng phải trao đổi với các Trưởng Tổ trước khi đem ra thực hành.

e. Với lòng khiêm nhượng và tình yêu huynh đệ, anh chị em Ban Phục Vụ Xứ hãy sẵn sàng đón nhận lời Cha Xứ, các Vị Hữu Trách hay Ban Phục Vụ Miền sửa chữa các sai lỗi, khuyết điểm của mình đã gây nên trong khi thi hành nhiệm vụ.

13.  Nhiệm vụ riêng

1/ Trưởng Ban Phục Vụ Xứ

a. Chủ toạ các buổi tĩnh tâm, cầu nguyện và các buổi sinh hoạt chung gia đình xứ.

b. Phân chia anh chị em vào các liên tổ hay tổ, chọn tổ trưởng và tổ phó tuỳ theo nhu cầu của Gia Đình Xứ.

c. Quan tâm đến từng gia đình thành viên để giúp đỡ, khích lệ họ sống đời tận hiến ngay trong mái ấm gia đình.

d. Đón nhận và lựa chọn các anh chị trong xứ ước muốn gia nhập Gia Đình Tận Hiến Đồng Công, hướng dẫn họ tập sự và giới thiệu danh sách để chuẩn bị cho các anh chị đi dự tuần tĩnh tâm tận hiến.

e. Tích cực cộng tác với Ban Phục Vụ Miền trong các sinh hoạt chung Miền.

14. 2/ Phó I Ban Phục Vụ Xứ (Nội vụ )

a. Cộng tác với Trưởng Ban trong mọi sinh hoạt của Gia Đình Xứ.

b. Thay thế Trưởng Ban khi Trưởng Ban vắng mặt (xem điều 32).

15. 3/ Phó II Ban Phục Vụ Xứ (Ngoại Vụ )

a. Cộng tác tích cực với Trưởng Ban trong việc liên lạc và giao tế.

b. Giữ quỹ sinh hoạt và sổ sách thu, chi thường xuyên theo quyết định của Ban Phục Vụ Xứ.

16. 4/ Thư Ký Ban Phục Vụ Xứ

a. Đức tính (coi điều 11,a ).

b. Giúp Trưởng Ban soạn thảo nội dung các chương trình sinh hoạt Xứ. Ghi chép ý kiến và quyết nghị của các buổi họp Ban Phục Vụ hay họp chung Gia Đình Xứ.          

c. Lập danh sách các anh chị ước muốn xin gia nhập Gia Đình Tận Hiến Đồng Công và gửi về Văn Phòng GĐTHĐC hay Ban Phục Vụ Miền (coi thêm điều 11,d).

 d. Định kỳ, viết báo cáo sinh hoạt xứ gửi về Văn Phòng GĐTHĐC hay Ban Phục Vụ Miền.

B. QUYỀN LỢI

17.  Theo lời Chúa dạy : “Ai làm đầu hãy làm tôi tớ anh em” (xem Mt 20, 20-27); theo gương Chúa làm, Chúa đến không để cho người ta phục vụ, nhưng là để phục vụ mọi người (xem Mt 20, 28). Vì thế anh chị trong Ban Phục Vụ không tìm cầu các quyền lợi trần thế mau qua, nên ngoài các ơn ích thiêng liêng là được thông phần – khi còn sống cũng như lúc đã qua đời – các thánh lễ, các việc lành và các lời cầu nguyện của các linh mục, tu sĩ Dòng Đồng Công, các thành viên Ban Phục Vụ còn được hưởng :

a. Theo định kỳ Ban Phục Vụ được về một nơi Văn Phòng GĐTHĐC chỉ định để tĩnh tâm và bồi dưỡng tinh thần.

b.  Ngày Bổn mạng Thành viên Ban Phục Vụ sẽ được cộng đoàn địa phương cầu nguyện cho một ngày.

c.  Khi đang tại chức mà qua đời, Hội Dòng dâng một thánh lễ âm thầm để cầu nguyện cho. Anh chị em trong Miền hay Xứ xin cho một lễ và được tổ chức cầu nguyện, phân ưu, dự lễ, tiễn đưa, tùy theo hoàn cảnh và thói quen tốt lành của mỗi địa phương.

d. Khi mãn nhiệm, các thành viên Ban Phục Vụ nếu muốn sẽ được Văn Phòng GĐTHĐC cấp vi bằng.

Chương ba

QUỸ SINH HOẠT

18.  Khi nhu cầu sinh hoạt hay làm việc bác ái trong phạm vi Xứ hay Miền đòi hỏi, có thể lập quỹ sinh hoạt bằng cách quyên túi kín mỗi tháng một, hai lần, hoặc do các vị hảo tâm dâng cúng không điều kiện.

19. Ban Phục Vụ Xứ được giữ số tiền quỹ tuỳ Văn Phòng GĐTHĐC ấn định.

20. Tuyệt đối không được dùng tiền quỹ để kinh doanh sinh lời cho cá nhân hay gia đình.

21. Tất cả các khoản chi, thu phải được ghi vào sổ sách minh bạch, ghi rõ ngày xuất, nhập và lý do. Sáu tháng phải trình sổ cho Tu sĩ Phụ Trách Miền duyệt xét, nếu cần cũng phải cho tập thể biết nữa.

22. Những khoản chi, thu bất thường hoặc vượt quá mức quy định, phải được sự đồng ý trước của Văn Phòng GĐTHĐC hay ít là của Tu sĩ Phụ Trách Miền.

Chương bốn

CHỈ ĐỊNH – BẦU CỬ – NHIỆM KỲ

BAN PHỤC VỤ

23. Đức tính các thành viên trong Ban Phục Vụ.

a. Thành viên Ban Phục Vụ không những không mang tiếng xấu về cuộc sống, lại còn phải có lòng đạo đức, có gương sáng trong việc giữ điều lệ Gia Đình Tận Hiến Đồng Công. Thành viên Ban Phục Vụ luôn tỏ ra cố gắng thực hành sống đời tận hiến cho Đức Mẹ cả bề trong và bề ngoài, có tinh thần hiệp nhất, tình yêu huynh đệ, đức hiền từ và đức khiêm nhượng của Chúa Kitô.

b. Trưởng Ban Phục Vụ có khả năng chu toàn nhiệm vụ, dễ hoà mình với mọi người, có uy tín và nhiệt tâm với công việc chung, biết điều khiển các buổi sinh hoạt thiêng liêng.

c. Tuổi từ 30-65, đã gia nhập Gia Đình Tận Hiến Đồng Công ít là một năm. Trường hợp ngoại lệ sẽ do Văn Phòng GĐTHĐC quyết định.

24.  Thành viên Ban Phục Vụ luôn phải noi gương Chúa Kitô, Đấng đã đến để phục vụ chứ không để hưởng thụ, mà tận tình phục vụ anh chị em với tinh thần bỏ mình, khiêm nhượng, sống đơn sơ, hiệp nhất và thương yêu mọi người, nhất là những người nghèo khó và đau khổ. Vì vậy, việc lựa chọn những anh chị vào các Ban Phục Vụ cũng phải tổ chức trong bầu khí cầu nguyện và nhằm lợi ích thiêng liêng cho cộng đoàn, tránh mọi hình thức vận động tranh dành quyền lực theo phe nhóm trần tục.

A. Chỉ định

25.  Những Miền hoặc Gia Đình Xứ mới thành lập hoặc có số thành viên chưa tới vài chục gia đình, và những trường hợp đặc biệt thì Văn Phòng GĐTHĐC, sau khi tham khảo ý kiến anh chị em thuộc Xứ, sẽ chỉ định các thành viên của Ban Phục Vụ. Khi xét ra cần thiết thì Văn Phòng GĐTHĐC sẽ thông báo cho Xứ hay Miền đó tiến hành bầu cử Ban Phục Vụ.

B. Bầu cử Ban Phục Vụ Xứ

26. 1/ Đề cử

 Mỗi tổ họp dưới sự chủ toạ của Ban Phục Vụ Xứ đương nhiệm đề cử một, hai người trong Gia Đình Xứ mà tổ thấy tương đối hội đủ điều kiện để vào Ban Phục Vụ mới.

Thư ký Ban Phục Vụ Xứ lập danh sách các anh chị em đã được đề cử gửi về Văn Phòng GĐTHĐC qua Tu sĩ Phụ trách Miền.

 2/ Bầu Cử

Văn Phòng GĐTHĐC sau khi xem xét, thêm hoặc bớt số thành viên trong danh sách đã nhận được, sẽ giới thiệu một danh sách chính thức những người được đề cử cho toàn thể Gia Đình Xứ (hoặc các đại biểu của Xứ). Bầu theo lối phổ thông, bầu phiếu kín trước sự chứng kiến của Văn Phòng GĐTHĐC, Tu sĩ Phụ trách Miền hay ít là Ban Phục Vụ Miền.

Bầu từng vòng cho mỗi chức vụ. Sau mỗi vòng phiếu, kiểm số cử tri, kiểm phiếu, khui phiếu và ghi kết quả. Ai được đa số phiếu tuyệt đối là trúng cử.

Nếu không ai đạt đa số phiếu tuyệt đối thì Văn Phòng GĐTHĐC chọn hai hoặc ba người cao phiếu hơn ở đợt I để bầu lại đợt II.

Nếu sau đợt II cả hai người đồng phiếu thì Văn Phòng GĐTHĐC quyết định chọn một.

B.    Bầu cử Ban Phục Vụ Miền

27. 1/ Đề cử : Mỗi Ban Phục Vụ Xứ đề cử một danh sách từ một, hai người trong Miền mà Ban Phục Vụ Xứ xét thấy đủ điều kiện nhất, gửi về thư ký Miền để lập danh sách các người đề cử vào Tân Ban PhụcVụ Miền rồi gửi về Văn Phòng GĐTHĐC để xem xét và giới thiệu (xem điều 26,2).

2/ Ngày, giờ và nơi bầu cử Ban Phục Vụ Miền do Văn Phòng GĐTHĐC thông báo.

3/ Cử tri đi bầu Ban Phục Vụ Miền là nhân viên các Ban Phục Vụ Xứ và một số anh chị đuợc Văn Phòng GĐTHĐC gửi thư mời riêng.

4/ Thể thức bầu cử như đã nói ở điều 26,2.

D. Chọn Thư Ký

28.  Khi bầu xong Trưởng Ban Phục Vụ và hai Phó Ban thì cả ba người hội ý trước sự chứng kiến của Văn Phòng GĐTHĐC hay Vị Đại Diện và Tu sĩ Phụ trách để chọn Thư ký

29. Văn Phòng Phụ Trách GĐTHĐC hay Vị Đại Diện công bố Ban Phục Vụ đắc cử. Tu sĩ Phụ trách sẽ hướng dẫn Tân Ban Phục Vụ trình diện Nhà Dòng để lãnh phép lành. Nếu địa điểm bầu cử xa Nhà Dòng, Tân Ban Phục Vụ sẽ trình diện Nhà Dòng vào thời điểm sớm nhất tuỳ hoàn cảnh.

30.  Chương trình tổng quát các cuộc bầu cử :

Đọc hay hát kinh Chúa Thánh Thần.

Một kinh Kính Mừng (hay hát kính Đức Mẹ).

Đọc Lời Chúa về Tinh Thần Phục Vụ (Mt 20, 24-28)

Huấn đức (doVăn Phòng GĐTHĐC hay Vị Đại Diện).

Cầu nguyện ít là 5 phút.

Bầu cử – công bố kết quả

Hát kinh Ngợi Khen (Magnificat).

E. Nhiệm Kỳ

31. Nhiệm kỳ của Ban Phục Xứ 4 năm, Ban Phục Vụ Miền 6 năm, được tái cử.

Chương năm

KHUYẾT NHIỆM – TỪ NHIỆM –

BÃI NHIỆM

A. Khuyết nhiệm

32. Trưởng Ban khuyết nhiệm như qua đời, bệnh nặng hay vắng mặt lâu ngày… thì Phó Ban I sẽ kiêm nhiệm. Nếu cả hai cũng khuyết nhiệm, Phó ban II sẽ thay thế. Khi thư ký khuyết nhiệm thì Trưởng Ban và hai Phó Ban chọn người khác tạm thời thay thế. Các trường hợp khác sẽ do Văn Phòng GĐTHĐC quyết định.

B. Từ nhiệm

33. Khi có lý do chính đáng, Trưởng Ban hoặc Phó Ban trong Ban Phục Vụ có thể xin từ chức nơi Văn Phòng GĐTHĐC, nhưng phải tuỳ sự xét định của Văn Phòng GĐTHĐC. Thư ký xin từ chức phải chờ ý kiến thuận của Trưởng Ban và các Phó Ban Phục Vụ.

C. Bãi nhiệm

34.  Khi một nhân viên Ban Phục Vụ sai phạm một trong những lỗi lầm cách nặng và gây gương mù như :

 - Bê tha rượu chè cờ bạc, rối vợ rối chồng, lỗi đức công bằng hay đức ái cách nặng.

- Mưu mô hoặc gây mất đoàn kết nội bộ, chống đối các quyết định của Văn Phòng GĐTHĐC hoặc chống đối các Vị Chủ Chăn cách vô lối bất công.

- Bỏ bê nhiệm vụ vì lười biếng.

- Tham gia các phong trào đã bị Hội Đồng Giám Mục Quốc Gia lên tiếng bác bỏ.

Sau khi đã nhắc nhở ba lần mà vẫn vô hiệu thì Văn Phòng GĐTHĐC đương nhiên có quyền đặt hoặc bầu người khác thay thế.

35. Khi một thành viên thuộc Gia Đình Tận Hiến Đồng Công sai phạm vào một trong các lỗi nói ở điều 34 trên đây, sau khi Ban Phục Vụ Xứ nhắc nhở kêu mời trở về với lương tâm chân chính, với gia đình mà vô hiệu, thì nhờ Ban Phục Vụ Miền giúp đỡ sửa sai; nếu không có kết quả thì nhờ Tu Sĩ Phụ Trách Miền khuyên nhủ; nếu cũng không có biến chuyển thì đưa toàn bộ vấn đề lên Văn Phòng GĐTHĐC. Nếu đương sự từ chối sửa sai thì coi như đương sự bằng hành động đã rút lại lời mình tự nguyện cam kết gia nhập Gia Đình Tận Hiến Đồng Công. Nếu sau một thời gian suy nghĩ lại, đương sự hối cải, thì Văn Phòng GĐTHĐC sẵn sàng đón nhận lại với điều kiện nào đó.